Change Management

Change Management // Begleitung & Training bei Veränderungsprozessen

„Auf der Welt gibt es nichts, was sich nicht verändert“, wusste bereits Dschuang Dsi vor mehr als 2300 Jahren.

Veränderungen finden immer schneller statt und sind in ihrer Ausprägung so komplex wie noch nie.

Wir berücksichtigen in unserem Change Management Prozess diese Komplexität und die menschlich nachvollziehbare Abwehrhaltung selbst vor positiven Veränderungen, wie neuen verbesserten Methodiken und Maßnahmen z.B. im Kontakt mit internen und externen Kunden.

Eine Change Management Maßnahme führen wir gerne als Inhouse Schulung bei Ihnen vor Ort oder deutschlandweit durch. Kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich für mehr Informationen.

Ziele & Nutzen

• Herstellung von Veränderungsbereitschaft & Motivation bei den Involvierten
• Erhöhung der Entscheidungsfähigkeit & Risikobereitschaft
• Erarbeitung des konkreten Vorgehens anhand von Praxisfällen & Entwicklung von Maßnahmen
• Zeit- und Selbstmanagement
• In der Lage sein Prioritäten zu setzen
• Situationsgerechte Kommunikation
• Souveränes & situatives Auftreten

Wir begleiten Sie gerne – den ganzen Weg!

Veränderungen müssen über einen längeren Zeitraum begleitet werden. Die meisten unserer Projekte sind auf eine Dauer von vier bis zwölf Monaten ausgelegt. Dies beinhaltet – nicht nur in der Umsetzungsphase – die Intervallmethodik, bei der zwischen den Workshops und Coachings mehrere Wochen Umsetzungserfahrung in der Praxis eingeplant sind.

Wir sehen uns als langfristigen Begleiter Ihrer Veränderungen!

Schritt für Schritt zu mehr Erfolg!

Die Idee war schnell gefunden – die Realisierung ein langer Weg!

Es liegt auf der Hand. Herkömmliche Trainingskonzepte erfüllen nicht mehr sämtliche Anforderungen aller Mitarbeiter. Wenn diese bereits die notwendigen Grundkenntnisse beherrschen und durch zusätzliche Qualifizierungsmaßnahmen weiteres Wissen dazu gewonnen haben, sind ihre Ansprüche enorm gewachsen.

Diesen Anforderungen werden wir mit unserem Change Management Prozess mehr als gerecht!

Durch ein intelligentes System aufeinander aufbauender Module begleiten wir den gesamten Change Prozess (vom ersten Schock und der Ablehnung der Veränderungsarbeit über die emotionale Einsicht bis zum selbstständigen Lernen und Verändern) der Mitarbeiter.

In der Regel startet das Change Management mit einem detaillierten Briefing durch den Auftraggeber, gefolgt von diversen Maßnahmen in der Analyse. Diese verfolgen zwei Ziele: Erfassen der individuellen Grundlagen für die Veränderungsarbeit und die Sensibilisierung der Mitarbeiter für ihre persönlichen Aufgaben.

Wichtig in der erfolgreichen Begleitung von Change Projekten ist vor allem die Einbindung aller Stakeholder. Dies sollte bereits in der Vorbereitungsphase geschehen, in der wir durch intensive Interviews mit den Beteiligten die Veränderungsbereitschaft und mögliche Hürden (auch aus der Vergangenheit) hinterfragen. Dieses Involvieren der Betroffenen ist die Basis für eine passgenaue Konzeption und Umsetzung sowie Nachverfolgung der Veränderungen.

Sind diese Grundlagen erfüllt, wird das Design der Change Management Workshops konzipiert. Die Umsetzung findet i. d. R. in acht aufeinander folgenden Workshops (à vier Stunden) mit maximal sechs Mitarbeitern statt. Diese finden im unmittelbaren Arbeitsumfeld des Mitarbeiters statt. Der Vorteil: kurze Wege, keine/geringe Ausfallzeiten, keine externen (Raum- und Hotel-)Kosten, die Mitarbeiter sind unmittelbar vor/nach dem Workshop zurück an ihrem Arbeitsplatz/bei ihren Kunden!

Begleitet wird der Change Management Prozess von diversen Aktivitäten:

• Integration der Führungskräfte
• Individuelle Aufgaben zur Vor- und Nachbereitung der Workshops
• Umsetzungsbegleitung unmittelbar nach den Workshops
• Lerntandems
• Projektaufgaben für Einzelpersonen und/oder Teams
• Besuch von Unternehmen (Best Practice)
• Review Meetings mit den verantwortlichen Führungskräften und dem Auftraggeber

Integration der Führungskräfte Individuelle Aufgaben zur Vor- und Nachbereitung der Workshops Umsetzungsbegleitung unmittelbar nach den Workshops Lerntandems Projektaufgaben für Einzelpersonen und/ode

1. Zu wenig (detaillierte) Information zum Wandel, Gründe / Ziele und zu den einzelnen Auswirkungen und daraus entstehende Wissenslücken
2. Zu starke (befürchtete) Nachteile für die Involvierten in ihrer Wahrnehmung
3. Fehlende Motivation der „zu Verändernden“ (Was bringt MIR das?)
4. Fehlende Integration von (ausgewählten) Betroffenen in der Definition und Planung des Wandels sowie organisiert in der Umsetzungsphase
5. Keine sorgfältige Auswahl und Förderung von Sponsoren / Mentoren & „Agenten“ des Wandels
6. Zu wenig ausgeprägtes Enabling (-konzept) für die Zielgruppen des Wandels
7. Zu geringe Unterstützung durch die Führungskraft langfristig und nachhaltig (kein Verständnis für Change Prozess und zu deterministisches Führen)

Methoden

Unsere Beratung sowie die angesetzten Change Management Workshops orientieren sich stetig am 3-Phasen-Modell nach Lewin.

Nach Kurt Lewin gibt es in jeder Organisation „Driving Forces“ und „Restraining Forces“, also Kräfte, die den Wandel vorantreiben und Kräfte, die diesem entgegenwirken. Um Veränderungen im Unternehmen zu bewirken, ist es essentiell diese „Driving Forces“ auszubauen. Diese Aufgabe übernimmt das Change Management.

Da die Mitarbeiter eines Unternehmens ausschlaggebend dafür verantwortlich sind ob ein Veränderungsprozess durchgesetzt werden kann oder nicht, ist es von enormer Bedeutung diese am Wandel zu beteiligen. Sie müssen den Sinn sowie die Gründe für eine Veränderung verstanden und akzeptiert haben, sodass sie selbst zur treibenden Kraft werden.

Ein erfolgreicher Veränderungsprozess muss in seinen  drei wichtigsten  Phasen – Unfreezing, Changing und Refreezing – systematisch positiv gestaltet sein:

1. Phase: „Unfreezing“
   Die erste Phase bezeichnet Lewin als „Unfreezing“ bzw. „Auftauen“. Essentielle Aufgabe in dieser Phase ist es die Bereitschaft für Veränderung bei den Mitarbeitern zu erhöhen. Dies wird durch offene Kommunikation gewährleistet, wobei insbesondere die Frage geklärt wird, warum ein Veränderungsprozess überhaupt notwendig ist.
   
   
2. Phase: „Changing“
   In der zweiten Phase werden die Veränderungen in die Organisationsstrukturen implementiert.
   In dieser Phase ist eine Abnahme der Leistung und Bereitschaft der Mitarbeiter meist deutlich spürbar. Den Führungskräften sowie dem Management wird hierbei deutlich gemacht, dass dieser Leistungsabfall Teil des Veränderungsprozesses ist.
   Hier ist es der richtige Umgang mit den Widerständen von großer Bedeutung, denn die Mitarbeiter müssen erst lernen sich den neuen Umständen anzupassen.
   
   
3. Phase: „Refreezing“
   In der dritten Phase gilt es das kontinuierliche Leistungsniveau wieder herzustellen. Dieses sollte nach dem Veränderungsprozess messbar gestiegen sein. Jedoch können nach einiger Zeit wieder Probleme auftreten. Häufig neigen Mitarbeiter und Führungskräfte dazu, in alte Muster zu verfallen. Um dies zu verhindern, ist eine fortlaufende Analyse des aktuellen IST-Zustands unabdingbar. Letztendlich können Veränderungen erst nachhaltig werden, wenn sie auch unbewusst verankert und in den Alltag integriert wurden.

Erfolge lassen sich messen!

Entscheidend ist das erzielte Ergebnis.

Wir messen folgende vier aufeinander aufbauende Stufen:

1. Zufriedenheit der Teilnehmer
2. Lernerfolg der Teilnehmer
3. Transfer in die Praxis
4. Geschäftserfolg

Der Vorteil in dieser Vorgehensweise liegt darin, dass jede weitere Stufe ein noch genaueres Ergebnis bei der Beurteilung des Projekts liefert. Allerdings erhöht sich der Aufwand mit jeder Stufe.

Zu 1. Direktes Feedback der Teilnehmer. Unmittelbar nach dem Change Management Prozess bewerten die Teilnehmenden Trainingsinhalte, Methodenvielfalt, Relevanz, Arbeitsmaterial und die Rahmenbedingungen. Dieser sogenannte Zufriedenheitserfolg ist sehr leicht mit Feedback-Formularen messbar. Aber: Ein positives Feedback ist noch keine Garantie für einen guten Lernerfolg.

Zu 2. Der Lernerfolg bezeichnet die Erweiterung von Wissen, Fertigkeiten und Fähigkeiten. Was die Mitarbeiter gelernt haben, lässt sich über Tests, Rollensimulationen, Beurteilung durch die Führungskräfte oder eine Befragung mit dem Performance Check ermitteln. Optimal ist, solche Messungen als Pre-Test (vor einer Maßnahme) und Post-Test (danach) vorzunehmen. Der Lernerfolg des Change Management ist dann sofort erkennbar.

Zu 3. Hat sich das Arbeitsverhalten im Projekt verändert? Was wird im Arbeitsalltag konkret umgesetzt? Mit solchen Fragen ist es möglich, die Dimensionen der Verhaltensänderungen zu bestimmen. Der Transfererfolg ist nicht immer leicht zu ermitteln, zumal Veränderungen im Arbeitsverhalten nicht sofort eintreten! Hier kommen unsere langfristigen integrierten Projektausrichtungen zum Tragen: Wir begleiten Sie konsequent auf dem Weg in die Praxis und unternehmen auch gerne innovative Schritte mit Ihnen. Daneben verstehen wir grundsätzlich Supervision für Ihr Team und die Wahrnehmung der Führungsverantwortung als bewährte Methoden im Change Management, um Trainingsansätze in der Umsetzung zu kontrollieren und nachzuhalten.

Zu 4. Was hat das Change Management für den Geschäftserfolg gebracht? Wie hoch ist der Return on Investment? Die wichtigsten Fragen sind am schwersten zu beantworten. Nicht immer lässt sich ein Zusammenhang zwischen Weiterbildungsmaßnahmen und Geschäftserfolg herstellen. Wenn ein Unternehmen diesen Geschäftserfolg nicht nur auf der Basis von Erlös- und Ertragssteigerung misst, gibt es weitere Möglichkeiten, die Effekte eines Change Management Prozesses zu bewerten. Hier gibt es beispielsweise folgende Messkriterien: Steigerung der verkaufsaktiven Zeit, kürzere Entscheidungsprozesse, einheitlicher Führungsstil, qualitativ höhere Mitarbeitergespräche usw.

Dieser Logik folgend hat sich als überaus wichtig erwiesen, die Ziele einer Change Management Maßnahme im Vorfeld exakt zu bestimmen und messbare Erfolgskriterien zu definieren. Nur so können Sie im Nachgang von einem „erfolgreichen Projekt sprechen“.

Nachhaltigkeit

Viele Change Management Maßnahmen verpuffen im Nichts, wenn der Transfer nicht gesichert ist.

Nach einer aktuellen Studie zum Thema Bildungscontrolling arbeiten 57 Prozent der befragten Unternehmen mit Tools zur Evaluation der Maßnahmen, 43 Prozent messen die Nachhaltigkeit von Trainings und Seminaren bislang nicht.

Ziel der Nachhaltigkeit ist, erreichte Veränderungen nach offiziellem Projektende des Change Managements, auch ohne fremde Hilfe, beizubehalten. Damit werden die erzielten Erfolge auch für die Zukunft gesichert.

Durch folgende Maßnahmen erzielen wir in unseren Projekten eine hohe Nachhaltigkeit:

• Definieren von Verantwortlichkeiten
• Festlegung von Erfolgsindikatoren
• Dokumentation und Aufbereitung des Projektes
• Bereitstellung weiterführender Lernmittel (von Lernkarten bis E-Learning)
• Konstruktive Review Meetings
• Individuelle Praxisbegleitung in Coaching und Supervision
• Ausbildung von internen Multiplikatoren